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Manuel utilisateur : espace web des membres

Ce manuel décrit ce qui est réellement disponible aujourd'hui. Il est complété à chaque nouvelle fonctionnalité.

L'espace web permet à chaque membre de consulter ses groupes, ses soldes et les opérations, depuis un ordinateur, une tablette ou un téléphone.

1. Page d'accueil

L'adresse principale présente Tontinard aux visiteurs : fonctionnement, fonctionnalités, questions fréquentes et liens vers les applications Android et iPhone.

• Se connecter (en haut à droite) ouvre la page de connexion.
• Si vous êtes déjà connecté, le bouton devient Mon espace et mène directement à vos groupes.

Les liens vers les stores et l'adresse de contact sont modifiables par l'équipe Tontinard depuis le back-office.

1 bis. Se connecter

1. Ouvrez l'adresse de Tontinard dans votre navigateur.
2. Saisissez l'adresse e-mail et le mot de passe de votre compte. C'est le même compte que dans l'application mobile.
3. Cliquez sur Se connecter.

L'icône en forme d'œil affiche le mot de passe saisi, pour vérifier une faute de frappe.

Messages possibles

Durée de la session

• La session reste ouverte 12 heures au plus, puis une nouvelle connexion est demandée.
• Changer de mot de passe ferme toutes les sessions web ouvertes, sur tous les appareils, y compris lorsque le changement est fait dans l'application mobile.
• Pour fermer la session : cliquez sur vos initiales en haut à droite, puis sur Se déconnecter. Pensez-y sur un ordinateur partagé.

Mot de passe oublié

1. Sur la page de connexion, cliquez sur Mot de passe oublié ?.
2. Saisissez l'adresse e-mail du compte, puis Recevoir le lien.
3. Ouvrez l'e-mail reçu et cliquez sur le lien : choisissez un nouveau mot de passe (8 caractères au moins, ni trop courant, ni uniquement des chiffres) et confirmez-le.

À savoir :

• Le lien est valable une heure et ne sert qu'une fois. Passé ce délai, la page indique « Lien expiré ou déjà utilisé » : demandez-en un nouveau.
• La réponse est la même que l'adresse corresponde à un compte ou non : ce n'est pas un moyen de savoir qui est inscrit.
• Tant que vous n'utilisez pas le lien, votre mot de passe actuel reste valable.
• Trois demandes au plus par heure et par adresse.
• Le nouveau mot de passe vaut aussi dans l'application mobile ; les autres sessions web ouvertes sont fermées.

Créer un groupe (inscription)

Depuis la page de connexion, Créer mon groupe ouvre un parcours en trois étapes :

1. Le groupe : nom (unique, visible par tous les membres), type (Tontine ou caisse d'épargne ou Association à but non lucratif), devise et formule (nombre maximal de membres). Une courte explication sous le type et sous la formule aide à choisir.
2. Contact : pays, ville et téléphone WhatsApp avec l'indicatif du pays.
3. Votre compte : prénom, nom, adresse e-mail (votre identifiant) et mot de passe.

Chaque étape est vérifiée avant de passer à la suivante ; en cas d'erreur, l'étape concernée se rouvre avec le message sous le champ. Vous devenez administrateur du groupe, qui démarre avec trois mois d'abonnement offerts. Un e-mail de bienvenue vous est envoyé : « Vous recevrez une confirmation dès que votre compte sera activé ».

Activation du compte. Selon le réglage choisi par l'équipe Tontinard :

• activation automatique : vous êtes connecté tout de suite et la confirmation d'activation arrive aussitôt ;
• activation par e-mail : ouvrez le lien reçu dans l'e-mail de bienvenue pour confirmer votre adresse. Tant que ce n'est pas fait, la connexion est refusée (« Votre compte n'est pas encore activé ») ; le lien Renvoyer le lien en envoie un nouveau. Le lien est valable quelques jours (7 par défaut) : passé ce délai, le compte et le groupe créé sont supprimés s'ils n'ont encore aucune activité.

2. Mes groupes (tableau de bord)

Après la connexion, la page Mes groupes présente une carte par groupe dont vous êtes membre actif.

Chaque carte indique :

• Le rôle : Administrateur ou Membre. Le rôle est attribué par les administrateurs du groupe.
• Mon solde : vos versements, moins vos retraits et le montant à rembourser de vos prêts.
• Caisse du groupe : le total disponible dans la caisse du groupe.
• L'anneau « ma part » : la part de votre solde dans la caisse du groupe. Il n'est affiché que lorsque ce calcul a un sens (caisse positive, solde compris entre zéro et le total).
• Les alertes (en orange) : Prêt à rembourser et Sanction due, avec le montant restant à votre charge.

En haut de la page, Mes avoirs additionne vos soldes, par devise.

Un groupe n'apparaît pas si votre adhésion a été désactivée par un administrateur.

3. Page d'un groupe

Cliquez sur une carte pour ouvrir le groupe. La page présente :

• votre solde et la caisse du groupe ;
• les prêts en cours et les sanctions dues pour l'ensemble du groupe, si le groupe en a ;
• Fonds : la répartition de la caisse entre les fonds du groupe (épargne, projets, sanctions, etc.) ;
• Opérations : la liste des mouvements, des plus récents aux plus anciens, regroupés par jour.

Filtrer les opérations

• Mes opérations (par défaut) : uniquement les mouvements à votre nom.
• Tout le groupe : tous les mouvements du groupe, avec le nom du membre concerné.

Les entrées sont signalées par une flèche verte et un montant précédé de « + », les sorties par une flèche rouge. Les opérations annulées ne sont pas affichées. Le bouton Voir plus charge les 20 opérations suivantes.

Les administrateurs du groupe enregistrent les opérations, les prêts et les sanctions directement dans l'espace web (voir la section 3 ter).

3 bis. Naviguer dans un groupe

Dès que vous ouvrez un groupe, sa navigation reste visible sur toutes ses pages :

• sur ordinateur, dans la barre du haut : Mes groupes (retour à la liste), le nom du groupe, ce qui sert souvent (Vue d'ensemble, Membres, Prêts et sanctions), le menu Plus (icône en grille : Fonds, Paramètres, Mandats, Documents) et, pour les administrateurs, le bouton Nouvelle opération. Si la fenêtre est étroite, Prêts et sanctions passe aussi dans Plus et le bouton devient Opération ;
• sur téléphone ou tablette, dans une barre en bas de l'écran : Mes groupes, Groupe, le bouton + (nouvelle opération), Membres et Plus.

Fonds, Paramètres et Nouvelle opération n'apparaissent qu'aux administrateurs d'une tontine ou d'une caisse. Prêts et sanctions n'apparaît que si le groupe a activé les prêts ou les sanctions.

3 ter. Gérer le groupe (administrateurs)

Ces actions sont réservées aux administrateurs du groupe ; un membre qui y accède voit « Action réservée aux administrateurs ». Elles concernent les tontines et caisses d'épargne (les associations ont leurs propres écrans).

Enregistrer une opération

1. Nouvelle opération (ou + sur téléphone).
2. Choisissez le sens (Versement : l'argent entre ; Retrait : l'argent sort), puis le type d'opération et le fonds.
3. Saisissez le montant et la date (aujourd'hui par défaut).
4. Pour qui ? : Des membres (tapez un nom, choisissez dans les suggestions ; les membres retenus s'affichent en dessous, × pour en retirer un, Ajouter tout le groupe / Tout retirer) ou Le groupe. Un mouvement est enregistré pour chaque membre coché : 5 membres à 2 500 FCFA font 5 mouvements de 2 500 FCFA.
5. Enregistrer. Un message confirme le nombre d'opérations enregistrées.

Les prêts, remboursements et paiements de sanction ont leur propre parcours (onglet Prêts et sanctions) et ne se saisissent pas ici.

Annuler une opération

Dans la liste des opérations, Annuler sous le montant, puis confirmez. L'opération reste dans l'historique mais n'est plus comptée dans les soldes ; l'annulation ne peut pas être défaite. Les prêts et sanctions ne s'annulent pas ici.

Membres

Onglet Membres : liste des membres (rôle, membres inactifs grisés, mention Sans compte). Tout membre peut la consulter. Une personne n'a qu'un seul compte Tontinard, valable pour tous ses groupes.

• Ajouter un membre (personne qui n'utilise pas Tontinard) : prénom, nom, téléphone facultatif. Aucun compte ni e-mail : la fiche n'existe que dans ce groupe et personne ne peut s'y connecter. Ses cotisations, prêts et sanctions se gèrent comme ceux des autres. C'est le cas le plus courant dans une association.
• Inviter (personne qui veut utiliser Tontinard avec son compte ; le trésorier invite en tant que membre) :
• Une personne : adresse e-mail, prénom et rôle. Elle reçoit un e-mail avec un lien personnel (valable 7 jours, un seul usage) ; vous pouvez aussi lui envoyer ce lien par WhatsApp. Elle se connecte avec cette adresse, ou crée son compte puis confirme son adresse : elle entre alors directement dans le groupe. Le lien ne sert à rien à une autre personne.
• Plusieurs personnes : Créer un lien de groupe, à poster dans un groupe WhatsApp (valable 7 jours, 20 demandes au plus). Chaque personne fait une demande ; vous la voyez dans Demandes à traiter (page Membres) et vous l'acceptez ou la refusez. Personne n'entre sans votre accord.
• Le lien n'est affiché qu'une fois ; Invitations en cours permet d'en annuler un à tout moment.
• Relier à son compte (membre sans compte qui veut utiliser Tontinard) : saisissez son adresse e-mail ; elle reçoit un lien personnel. Dès qu'elle se connecte avec cette adresse (ou crée son compte et confirme son adresse), sa fiche est reliée à son compte : ses cotisations, opérations, prêts et sanctions du groupe y sont rattachés. Si elle fait déjà partie du groupe avec son compte, les deux fiches sont fusionnées.
• Modifier : nom et rôle (le rôle : administrateur seulement) ; adresse e-mail seulement si le compte n'est utilisé dans aucun autre groupe. Pour un membre sans compte : prénom, nom et téléphone.
• Retirer : après confirmation, possible seulement si le membre n'a aucune opération dans le groupe ; son compte personnel n'est pas supprimé.

Sur la page d'invitation, J'ai déjà un compte rattache le compte existant (mot de passe). Si l'adresse saisie dans Je crée mon compte a déjà un compte, le formulaire passe sur J'ai déjà un compte : pas de compte en double. Un numéro de téléphone déjà utilisé par un autre compte est signalé (adresse masquée) ; validez à nouveau pour créer malgré tout un compte distinct.

Réglages du back-office : invitations.days (validité, 7 jours) et invitations.max_uses (demandes par lien de groupe, 20). Invitations et ajouts sont indisponibles sur l'instance de démonstration.

Fonds

Onglet Fonds : liste des fonds et création d'un nouveau fonds (nom unique dans le groupe, description facultative). Le fonds des sanctions est géré automatiquement et n'est pas proposé pour les opérations ordinaires.

Paramètres du groupe

Onglet Paramètres : deux interrupteurs, Prêts et Sanctions, puis Enregistrer. Activez seulement ce dont le groupe a besoin. Désactiver une fonction masque ses écrans ; les prêts et sanctions déjà enregistrés restent comptés dans les soldes.

Types d'opération (même onglet ; pour une association, Plus puis Paramètres) : les catégories proposées en saisissant une opération. Ajouter ce type : nom unique et sens (Entrée d'argent ou Sortie d'argent). Retirer : un type jamais utilisé est supprimé, un type déjà utilisé est seulement masqué (Réactiver le propose de nouveau). Les types techniques (prêts, sanctions, cotisations) et, pour une association, les types communs (don, subvention...) sont gérés par l'application.

Types de prêt (même onglet, prêts activés) : vos conditions habituelles, réutilisées en accordant un prêt.

• Ajouter ce type : nom (unique dans le groupe), taux (0 à 100 %) et durée (1 à 120 mois).
• Modifier : les prêts déjà accordés gardent leurs conditions.
• Retirer : un type jamais utilisé est supprimé ; un type déjà utilisé n'est plus proposé (il reste visible, marqué Retiré, et Réactiver le propose de nouveau).

Tontines

Onglet Tontines (tontines et caisses) : chaque tontine avec sa progression et sa prochaine séance. Tout membre les consulte ; les administrateurs les créent et les gèrent.

Nouvelle tontine (administrateurs), en trois étapes, puis elle démarre aussitôt :

1. Règles : nom, attribution (Classique : chacun reçoit à son tour ; Aux enchères : à chaque séance, la meilleure offre reçoit la cagnotte moins sa prime), cotisation par séance, date de la première séance, rythme.
2. Participants : ajoutez les membres dans l'ordre où ils recevront (flèches pour réordonner). Un membre peut avoir plusieurs mains : il cotise et reçoit pour chacune (« Paul (2) »).
3. Vérification : cagnotte par séance, nombre de séances (une par main), pénalité en cas de cotisation manquée (montant fixe ou pourcentage, 0 pour aucune), fonds qui reçoit les gains, règles particulières.

Tontine virtuelle (publique) : une tontine ouverte à des personnes qui ne se connaissent pas encore. Elle a toujours son propre groupe, qui ne contient qu'elle : les participants ne voient rien de vos autres groupes (prêts, sanctions, cotisations). Les tontines créées depuis un groupe restent réservées à ses membres.

Publier (bouton Publier une tontine du catalogue Tontines publiques, lien en bas de Mes groupes) :

1. La tontine : nom, attribution, cotisation et devise, rythme, première séance prévue, nombre de mains recherchées.
2. Règles : pénalité, règles et lieu des séances ; cochez Je participe moi-même pour y prendre une main.
3. Votre compte (seulement si vous n'êtes pas connecté) : - Je crée mon compte : prénom, nom, e-mail, téléphone facultatif, mot de passe ; - J'ai déjà un compte : e-mail et mot de passe ; la tontine est rattachée à ce compte. Si l'adresse saisie dans Je crée mon compte a déjà un compte, le formulaire passe sur J'ai déjà un compte : saisissez le mot de passe de ce compte (le compte n'est jamais rattaché sans lui ; sinon Mot de passe oublié ?).

Après la publication, vous êtes l'administrateur du groupe de la tontine. Sur Mes groupes, sa carte porte l'étiquette Tontine virtuelle et ouvre directement la tontine ; le menu se limite à La tontine et Membres.

Recrutement :

• une personne connectée demande à rejoindre : nom de sa participation, message facultatif, acceptation de la charte de prudence ;
• vous voyez les Demandes à traiter sur la page de la tontine : Accepter (la personne devient membre du groupe de la tontine et participant) ou Refuser ; sans réponse sous 48 heures, la demande expire ; le demandeur est prévenu par e-mail dans tous les cas ;
• Démarrer la tontine (au moins deux mains) crée le calendrier ; les demandes encore en attente sont refusées.

Ensuite, la tontine fonctionne comme les autres : chacun déclare sa cotisation (J'ai payé), un administrateur la confirme.

Règles et messages :

• abonnement : celui de tout nouveau groupe, 3 mois offerts, puis la formule adaptée au nombre de mains, réglée par l'organisateur ; sans abonnement en cours, les participants ne peuvent plus se connecter à ce groupe ;
• au plus 2 tontines publiques en recrutement par compte (paramètre tontines.max_public_per_account du back-office) : « Vous avez déjà le nombre maximal de tontines publiques en recrutement. » ;
• si l'activation automatique des comptes est coupée, la tontine n'apparaît au catalogue qu'après l'activation du compte (lien reçu par e-mail) ; sans activation dans le délai, le compte, le groupe et la tontine sont supprimés ;
• un groupe de tontine virtuelle ne contient qu'elle : « Ce groupe est celui d'une tontine virtuelle : il ne contient qu'elle. » ;
• publication impossible sur l'instance de démonstration ;
• l'équipe Tontinard peut retirer une tontine du catalogue (back-office, Tontines, action Retirer du catalogue) : la tontine est annulée et les demandes en attente sont refusées.

Séance (page de la tontine, puis Gérer la séance) : un seul écran avec la cagnotte attendue et encaissée, le bénéficiaire et la cotisation de chaque main (Attendue, Déclarée, Confirmée, Manquée).

• Un membre clique sur J'ai payé pour chacune de ses mains ; un administrateur confirme.
• Administrateur : Confirmer, Manquée ou Annuler par ligne, ou Tout le monde a payé puis corriger les absents.
• Enchères : saisissez les offres (prime) des mains qui n'ont pas encore reçu ; la meilleure l'emporte.
• Clore et verser la cagnotte : les cotisations encore attendues deviennent manquées, avec leur pénalité ; la cagnotte encaissée est versée au bénéficiaire (modifiable : celui qui reçoit à sa place prend sa séance) ou à la meilleure offre. Sans offre aux enchères, choisissez qui reçoit.
• Une cotisation manquée payée plus tard : Régulariser ; elle complète le versement de la séance.

Pénalités : listées sur la page de la tontine. Encaisser les verse dans la caisse choisie par le groupe : par défaut la caisse des sanctions (à la clôture de l'exercice, son solde est réparti à parts égales), ou une autre caisse active choisie à la création (Caisse qui reçoit les pénalités) ou ensuite sur la page de la tontine (Changer de caisse, administrateurs ; s'applique aux encaissements suivants, les opérations passées ne bougent pas). Quelle que soit la caisse, chaque encaissement reste identifiable : type « Pénalité de tontine », libellé avec la tontine, la séance et la main ; les primes d'enchères sont versées automatiquement au fonds des gains. Pénalités et primes sont des produits du groupe : elles apparaissent au nom de celui qui paie, mais ne s'ajoutent pas à son avoir. Les pénalités encaissées avant le 18 octobre 2026 restent dans le fonds des gains.

Fin : après la dernière séance, la tontine est Terminée. Son détail est conservé 90 jours (durée réglée par l'équipe Tontinard), puis supprimé automatiquement ; les administrateurs peuvent le supprimer plus tôt. Les gains restent en trésorerie ; la suppression est refusée tant qu'une pénalité reste due.

Bilan et clôture (administrateurs pour la clôture)

Menu Plus, puis Bilan et clôture : le bilan de l'exercice en cours (report à nouveau, entrées, sorties, solde actuel), les intérêts acquis, les sanctions encaissées et les prêts restant dus, puis les clôtures précédentes avec leur procès-verbal, la part de chaque membre et le bilan PDF. Tout membre peut les consulter.

Clôturer l'exercice, en quatre étapes :

1. Bilan : chaque fonds (report, entrées, sorties, solde) et le solde de clôture calculé.
2. Rapprochement : saisissez l'argent réellement disponible. En cas d'écart, une explication est obligatoire et une opération de régularisation est enregistrée.
3. Répartition : choisissez de répartir ou non les bénéfices, la règle de partage des intérêts (au prorata de l'épargne de chacun, au prorata de l'épargne dans le fonds du prêt, à parts égales) et le fonds qui reçoit les parts. La part de chaque membre s'affiche avant validation. Les sanctions sont partagées à parts égales.
4. Report à nouveau : dates de l'exercice suivant (proposées : le lendemain de la fin, pour un an).

À savoir :

• un intérêt compte dans l'exercice où le prêt est entièrement remboursé ;
• les parts sont versées au nom de chaque membre (son solde augmente) ; la caisse du groupe ne change pas ;
• les parts sont arrondies vers le bas, le petit reliquat reste dans le fonds ;
• les prêts et sanctions impayés restent dus et sont suivis sur l'exercice suivant : ils figurent à part (Prêts restant dus, Sanctions restant dues) et ne sont pas répartis ; une sanction est répartie à la clôture de l'exercice où elle est payée ;
• la clôture est définitive.

Prêts

La page du groupe montre un aperçu À recevoir : les prêts et sanctions les plus urgents, avec le total dû et un lien vers l'onglet complet. Par transparence, tout membre voit les dettes de chacun ; seuls les administrateurs agissent.

Onglet Prêts et sanctions, section Prêts en cours : chaque prêt avec le membre, le reste à rembourser et l'échéance (En retard si elle est dépassée), du plus urgent au plus lointain.

• Nouveau prêt : membre, fonds d'où sort l'argent, montant prêté, date du prêt, puis les conditions :
• un type de prêt du groupe (par exemple « 5 % sur 6 mois ») : intérêts et échéance sont calculés automatiquement ;
• ou Personnalisé : taux d'intérêt (0 pour un prêt sans intérêt) et échéance, qui doit suivre la date du prêt.

Le membre doit rembourser le montant prêté plus les intérêts. - Rembourser : montant et date. Le remboursement ne peut pas dépasser le reste dû ; à zéro, le prêt est soldé et disparaît de la liste. - Reconduire : nouvelle échéance (dans le futur) et pénalité facultative, ajoutée au reste dû.

Sanctions

Section Sanctions à payer du même onglet.

• Nouvelle sanction : membre, montant, motif, date et date limite de paiement (après la date de la sanction).
• Encaisser : montant et date. Le paiement va dans le fonds des sanctions et ne peut pas dépasser le reste à payer.

Comptes rendus de séance

Menu Plus, puis Comptes rendus : les séances de la plus récente à la plus ancienne (date, titre, début du texte, pièces jointes). Tout membre les lit ; un clic ouvre le compte rendu en entier.

Publier un compte rendu (administrateurs), sur une seule page : date de la séance (aujourd'hui par défaut), titre (« Séance du ... » proposé), texte (une ligne vide sépare les paragraphes), pièces jointes facultatives (PDF ou photos, 5 fichiers au plus, 5 Mo chacun ; les photos sont allégées automatiquement) et Prévenir les membres par e-mail (coché par défaut : chaque membre actif reçoit le titre, le début du texte et un lien).

Modifier : titre, date, texte, ajout ou retrait de pièces jointes. Supprimer : le compte rendu et ses pièces jointes, sans retour possible. Sur l'instance de démonstration, les pièces jointes ne sont pas enregistrées.

Documents du groupe

Menu Plus, puis Documents : statuts, règlement intérieur et annexes, en PDF uniquement. Tout membre peut les ouvrir, sauf ceux marqués Administrateurs seulement.

• Ajouter un document (administrateurs) : titre (unique dans le groupe), nature (Statuts, Règlement intérieur, Annexe), accès (Tous les membres par défaut, ou Administrateurs seulement) et fichier PDF (5 Mo au plus).
• Nouvelle version : déposez le PDF modifié et indiquez ce qui a changé. La version précédente reste consultable (lien Version précédente) ; seules les dernières versions sont conservées (5 par défaut), la plus ancienne est ensuite supprimée.
• Modifier : titre, nature et accès. Supprimer : le document et toutes ses versions, sans retour possible.
• Le nombre de documents par groupe est limité (10 par défaut). Les limites sont réglées par l'équipe Tontinard.

Retirer de l'argent de la caisse des sanctions

« Nouvelle opération », sens Retrait, caisse des sanctions, « Pour qui ? » : Le groupe (dépense collective financée par les sanctions payées). Le retrait est tracé comme toute opération. La caisse des sanctions ne reçoit pas de versement ordinaire (seulement les sanctions payées), et un retrait pour un membre y est refusé.

Informations du groupe (administrateur)

« Paramètres », puis « Informations du groupe » : nom (unique sur Tontinard), groupe WhatsApp, personne à contacter, indicatif, adresse, ville, pays. La formule d'abonnement se change en écrivant au support.

Sur 12 mois

Sur la page du groupe, le panneau « Sur 12 mois » montre le solde en fin de chaque mois : « Moi » (votre solde) ou « Le groupe » (caisse du groupe) ; survolez une colonne pour le montant et le mouvement du mois. Pour une association, la caisse de l'association.

Rapports PDF

Menu « Plus », « Rapports PDF » : « Rapport à jour » ouvre le rapport du groupe sur son état actuel (soldes, caisses, prêts et sanctions dus), et la liste montre les rapports déjà envoyés par e-mail, conservés un an. Réservé aux membres du groupe.

3 quater. Association

La page d'une association affiche la caisse de l'association, le mandat en cours et, si l'association a un barème de cotisation, l'état de mes cotisations (À jour, À payer ou En retard) avec mes échéances. Le panneau Répartition donne le total par type d'opération.

Recettes et dépenses (administrateurs)

Nouvelle opération : Recette (don, subvention, vente...) ou Dépense, type, montant, date, libellé facultatif et membre concerné facultatif. Les cotisations des membres ne se saisissent pas ici quand l'association a un barème : elles s'encaissent depuis l'onglet Cotisations, pour être imputées à leurs échéances.

Supprimer une opération : possible seulement sur le mandat en cours. Supprimer un paiement de cotisation rend à nouveau dues les échéances qu'il réglait.

Cotisations

Onglet Cotisations : chaque membre avec ses dernières échéances (Payée, Partielle, À payer, En retard, Remise) et son état (À jour, À payer, En retard). Le filtre En retard ne garde que les membres à relancer. Par transparence, tout membre voit l'état de tous ; le détail des paiements d'un membre n'est visible que de lui et des administrateurs.

Créer le barème (administrateurs), en trois étapes :

1. Quoi : nom et nature (Cotisation régulière, Frais d'adhésion payés une fois, Cotisation exceptionnelle).
2. Quand : rythme (chaque année, semestre, trimestre, mois, ou une fois par mandat), date de début, délai pour payer, et à partir de quand un nouveau membre paie (dès sa période d'adhésion ou la suivante).
3. Combien : un ou plusieurs tarifs (ex. : Individuel, Étudiant, Famille pour plusieurs personnes). Un montant à 0 vaut exonération. Chaque membre actif est inscrit au tarif par défaut.

Encaisser : membre, montant (le reste à payer s'affiche ; Tout le reste à payer le reprend), date et moyen de paiement. Le paiement règle d'abord l'échéance la plus ancienne ; un surplus est gardé en avance et imputé automatiquement aux échéances suivantes. Il entre aussi dans la caisse de l'association (type Cotisations des membres), sur le mandat en cours.

Fiche d'un membre (clic sur son nom) :

• Remise sur une échéance : motif obligatoire, auteur enregistré ; l'échéance n'est plus due.
• Annuler un paiement : seulement sur le mandat en cours ; les échéances qu'il réglait redeviennent dues.
• Changer de tarif : un autre tarif, un pack famille (cochez plusieurs membres : un seul paiement les couvre) ou un montant personnalisé motivé, à partir d'une date.
• Paie à partir du... : avance ou recule la date à partir de laquelle le membre paie (ex. : arrivé en cours d'année).

Les nouvelles échéances sont créées chaque nuit ; un nouveau membre est inscrit au tarif par défaut le lendemain de son arrivée.

Pièces PDF :

• Reçu d'un paiement (lien Reçu sur la fiche du membre) : numéro, montant, moyen de paiement, échéances réglées et part gardée en avance. Visible du membre qui a payé et des administrateurs.
• Liste des membres à jour (PDF) (onglet Cotisations) : membres à jour et membres en retard à la date du jour, pour l'assemblée générale. Visible de tous les membres.

Relances : chaque matin, le payeur d'une échéance en retard depuis plus de 7 jours reçoit un e-mail qui liste ses cotisations à régler. Une échéance n'est relancée qu'une fois. L'équipe Tontinard règle l'activation et le délai.

Mandats

Onglet Mandats (menu Plus si la fenêtre est étroite) : chaque mandat avec son report à nouveau, ses recettes, ses dépenses et son solde. Tout membre peut le consulter.

• Toute opération est portée sur le mandat en cours, même si elle est datée d'un mandat passé.
• Modifier les dates : seulement le mandat en cours, sans chevaucher un autre mandat.
• Supprimer : seulement un mandat sans opération.

Clôturer un mandat (administrateurs)

Clôturer le mandat ouvre trois étapes :

1. Relevé : report à nouveau, recettes et dépenses par type, solde de clôture calculé.
2. Rapprochement : saisissez l'argent réellement disponible (caisse, comptes bancaires et mobiles). En cas d'écart, une explication est obligatoire et une opération de régularisation est enregistrée sur le mandat clôturé.
3. Report à nouveau : dates du mandat suivant (proposées : le lendemain de la fin, pour la même durée, au moins un an), puis Clôturer et ouvrir le mandat suivant.

La clôture est définitive : les opérations du mandat ne peuvent plus être supprimées et ses dates ne changent plus. Le procès-verbal (auteur, date, solde constaté, observation) reste visible dans l'onglet Mandats. Les cotisations impayées restent dues.

4. Qui voit quoi

Quatre rôles dans un groupe, un seul par personne :

• Membre : consulte tout (transparence) et déclare ses propres paiements (J'ai payé).
• Commissaire aux comptes : vérifie les comptes. Il voit tout, y compris les documents réservés, le détail des cotisations de chacun et les reçus ; il ne modifie jamais rien.
• Trésorier : gère le groupe sans l'administrateur : membres, invitations, opérations et annulations, prêts, sanctions, tontines, séances, cotisations, pénalités, clôture d'exercice, caisses, types d'opération, documents et comptes rendus. Il n'attribue aucun rôle, et ne modifie ni ne retire un administrateur, un trésorier ou le commissaire aux comptes.
• Administrateur : tout, dont l'attribution des rôles et les paramètres du groupe.

Une page de groupe à laquelle vous n'avez pas accès affiche « Cette page n'existe pas », exactement comme un lien erroné : l'existence d'un groupe n'est jamais révélée à une personne extérieure. Une action non permise à votre rôle affiche une page d'accès refusé, sans rien modifier. Un changement de rôle s'applique immédiatement.

5. Langue

L'espace web est disponible en français (langue par défaut) et en anglais.

• À la première visite, la langue du navigateur est utilisée si elle est l'anglais ; sinon le français s'affiche.
• Le sélecteur FR / EN, en haut de chaque page, change la langue. Ce choix est mémorisé sur l'appareil.

Les montants restent affichés au format français (espaces entre les milliers, virgule décimale), dans la devise du groupe.

6. Thème clair ou sombre

L'affichage suit automatiquement le réglage clair ou sombre de votre appareil.

6 bis. Mon compte

Menu de votre compte (initiales en haut à droite), « Mon compte » (adresse /mon-compte/). Chaque bloc s'enregistre séparément.

• Mes informations : prénom, nom (obligatoires) et téléphone (facultatif, visible des responsables de vos groupes).
• Adresse e-mail : « Changer », saisissez la nouvelle adresse et votre mot de passe. Un lien, valable 24 heures, est envoyé à la nouvelle adresse ; ouvrez-le puis « Confirmer ma nouvelle adresse ». Jusque-là, l'ancienne adresse reste celle de connexion. L'ancienne adresse est prévenue du changement. Une adresse ne peut appartenir qu'à un seul compte (sans tenir compte des majuscules).
• E-mails : rapports de vos groupes, activité des tontines. Les e-mails de sécurité (confirmation, mot de passe, suppression du compte) sont toujours envoyés.
• Mot de passe : saisissez l'actuel, puis deux fois le nouveau. Cette session reste ouverte ; toutes les autres (autres navigateurs, application) sont fermées.
• Zone sensible : « Supprimer mon compte » (voir section 7).

7. Confidentialité et suppression du compte

• Ce manuel est publié à l'adresse /aide/ (lien « Aide » en pied de page), en français et en anglais.
• La politique de confidentialité est à l'adresse /confidentialite/ (lien en pied de page).
• Pour supprimer votre compte : menu de votre compte (initiales en haut à droite), « Supprimer mon compte », ou l'adresse /confidentialite/suppression-compte/ (lien en pied de page, utilisable sans application). Ces deux adresses sont déclarées sur Google Play et ne changent jamais.

Supprimer son compte (connecté)

1. Ouvrez « Supprimer mon compte », saisissez votre mot de passe et cochez la confirmation.
2. Votre compte est aussitôt suspendu : vous êtes déconnecté partout (web et application), et un e-mail de confirmation indique la date de suppression définitive (30 jours plus tard).
3. Vous avez changé d'avis ? Reconnectez-vous avant cette date : la demande est annulée (message « Bon retour : votre demande de suppression de compte est annulée. »).

Après 30 jours, votre nom, votre adresse e-mail, votre téléphone et votre mot de passe sont effacés. Les opérations passées dans vos groupes restent dans leur comptabilité, au nom d'« Ancien membre » : les effacer fausserait les comptes des autres membres. Cette étape est irréversible.

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